Kada poljoprivredna zadruga traži softver, obično joj treba više od programa za fakture. Potreban joj je način da vaga, ugovori, otkup i knjigovodstvo rade povezano, posebno u sezoni, kada svaki zastoj znači čekanje na rampi i sporiji obračun.
Najviše vremena često se gubi između tih koraka: kada se merenje prepisuje, odvaga naknadno povezuje sa ugovorom, a knjigovodstvo ponovo unosi podatke. Evo kako povezivanje tih poslova u TopBusiness ERP-u pomaže da se greške uoče ranije i smanji ručni rad.
1. Vaga treba da bude deo poslovnog toka
Sama vaga nije dovoljna ako njeni podaci ostaju odvojeni od dokumentacije. Ručno prepisivanje povećava mogućnost da se unese pogrešna količina, izabere pogrešan komitent ili evidentira odvaga bez odgovarajućeg ugovora.
U povezanom toku odvaga sadrži komitenta, kulturu, magacin i otkupno mesto. Kod dvostepenog merenja neto količina dobija se kao razlika mase punog i praznog vozila. Kada je podržana vaga povezana sa sistemom, merenje se preuzima sa uređaja. Mogućnost povezivanja proverava se prema konkretnoj opremi.
Uz količinu se evidentiraju i parametri kvaliteta, kao što su vlaga, hektolitarska masa i primese. Priznata količina i obračun sušenja zavise od izabranog načina obračuna i podešenih tablica. Zato pre sezone treba proveriti i merenje i obračun na nekoliko stvarnih primera.
Uslužno vaganje i prijem robe na lager imaju različitu svrhu. Izbor odgovarajućeg tipa dokumenta sprečava da usluga merenja napravi neželjenu promenu zaliha.
2. Svaka odvaga treba da ima jasan odnos sa ugovorom
Ugovor u fascikli ne daje brz odgovor na pitanje koliko je kooperant već predao i koliko još treba da isporuči. Ako odvage nisu povezane sa ugovorom, realizacija se naknadno usklađuje kroz više evidencija.
Kada su u TopBusiness-u uključeni agrarni ugovori i otkup, ugovor povezuje partnera, kulturu i rod, ugovorenu količinu, rok i pripadajuće odvage. Tako se realizacija prati kroz dokumente, a stanje može da se pregleda po ugovoru i otkupnom mestu.
Pre otvaranja novog ugovora važno je proveriti da li već postoji odgovarajući ugovor za istog partnera, kulturu i rod. Pre potvrde odvage treba proveriti da li je izabran upravo taj ugovor.
3. Lokacija robe i vlasništvo nisu ista promena
Roba može da se premesti na drugo otkupno mesto, a da vlasnik ostane isti. Može i da promeni vlasnika bez fizičkog premeštanja. Ako se te radnje pomešaju, kartice partnera i stanje lagera postaju teški za usklađivanje.
- Relokacija evidentira fizičko premeštanje robe na drugo otkupno mesto.
- Prenos vlasništva evidentira promenu vlasnika robe na postojećoj lokaciji.
- Povlačenje sa lagera smanjuje evidentiranu količinu robe na lageru.
- Troškovi lagera služe za obračun usluge skladištenja za određeni period.
Na primer, premeštanje kooperantove pšenice iz jednog skladišta u drugo ne znači da ju je zadruga otkupila. U evidenciji treba zabeležiti promenu koja se zaista dogodila.
4. Otkup treba da prati priznatu količinu i obavezu prema partneru
Poljoprivredni otkup ima posebnosti koje obična kalkulacija nabavke ne prikazuje na isti način. Potrebno je povezati poljoprivrednika, odgovarajuću količinu, cenu, obračun i otkupnu dokumentaciju.
Za merkantilnu kulturu koja je već na lageru po ugovoru, otkup se može pokrenuti sa kartice ugovora. Biraju se priznate količine koje ulaze u otkup, unosi cena i proverava kalkulacija. U zavisnosti od podešenog toka, zaključivanje se odražava na vlasništvo robe, lager i obavezu prema partneru.
Pre zaključivanja proverite partnera, ugovor, količinu i cenu. Zaključen dokument ne treba tretirati kao nacrt; postupak ispravke zavisi od vrste dokumenta i povezanih promena, pa ga po potrebi treba proveriti sa podrškom.
5. Knjigovodstvo treba da koristi već unete podatke
Ako se podaci iz otkupa ponovo prekucavaju u knjigovodstvu, ostaje još jedno mesto za grešku. TopBusiness povezuje operativne dokumente sa robnim knjigovodstvom, zalihama i finansijama. Za dokumente se podešavaju modeli automatskog knjiženja u glavnu knjigu i odgovarajuće evidencije, uz kontrolu prema organizaciji rada.
Za zadruge koje se bave i trgovinom, isti sistem obuhvata maloprodaju i veleprodaju. Time se smanjuje potreba za odvojenim evidencijama za vagu, otkup i prodaju.
Šta proveriti pre početka sezone?
- Šifarnike i obračune: kulture, parametre kvaliteta, tipove odvage, načine obračuna i tablice sušenja.
- Vagu i opremu: preuzimanje merenja, postupak rada i kontrolu unosa kada veza sa uređajem nije dostupna.
- Ugovore i otkupna mesta: da li su pravilno podešeni i da li postoje nepotrebni duplikati ugovora.
- Probni tok: odvagu, priznatu količinu, lager, kalkulaciju otkupa i knjiženje na reprezentativnim primerima.
- Odgovornosti zaposlenih: ko unosi podatke, ko proverava obračun i ko zaključuje i knjiži dokumente.
Cilj je jednostavan: da od merenja do knjiženja postoji jasan sled povezanih dokumenata. Tada je lakše odgovoriti koliko je robe predato, koliko priznato, gde se nalazi i kolika je obaveza prema kooperantu.
Kako izgleda uvođenje TopBusiness-a u zadrugu?
Uvođenje počinje pregledom vašeg načina rada: vaga, otkupna mesta, ugovori, skladištenje, kalkulacije i knjigovodstvo. Zatim se dogovaraju odgovarajući paket i opcije, podešava sistem i sprovodi obuka zaposlenih. TopBusiness se može instalirati lokalno, sa podacima na vašoj infrastrukturi.
Dobar softver za poljoprivredne zadruge treba da omogući da odvage, ugovori, lager i otkup ostanu povezani i kada se obim posla poveća. Najbolja provera je da se ceo tok pokaže na primeru iz vašeg poslovanja.
Želite da vidite kako bi to izgledalo u vašoj zadruzi? Zakažite kratku prezentaciju TopBusiness ERP-a, bez obaveze.
Pročitajte više o rešenju: TopBusiness poslovni program.
Pozovite 024 4545 260 ili 065 3100 482, ili pišite na prodaja@topcode.rs.
