Uvek može bolje! Rečenica koja se često čuje. Ipak, postavlja se pitanje: kako? Ko može bolje? Kada može bolje i šta može bolje? Jednostavna pitanja, relativno komplikovani odgovori. Ako poslovanje doživljavamo kao proces koji se konstantno unapređuje i raste, a sastoji se od mnogih drugih manjih procesa, onda dobijamo kompleksan sistem. Stiv Džobs je rekao da je ceo trik u upravljanju poslovnom (i bilo kojom drugom) komplesnošću!
Pođimo od kraja kako bi stigli na početak. Šta zapravo treba da bude rezultat optimizacije poslovnih porcesa? Rezultat treba da bude takav da klijent odmah ili najbrže moguće dobije ono što zapravo želi. Brzo i efikasno urađene zadatke, efikasno i brzo završene poslove.
Objasniti šta, kako i koliko
Da bi došli do postojeće organizacije šta i kako funkcioniše u preduzeću, neophodni su razgovori sa zaposlenima koji treba da objasne šta i kako rade, na koji način obavljaju svoj posao. Ovi razgovori su često mukotrpan posao, jer se mnogi zaposleni (iz nepoznatih razloga) trude da ono „šta rade“ ostane tajna, plašeći se (opet iz nepoznatih razloga) da će ostati bez tog posla ako otkriju tajnu „kako to rade“. Ali analiza postojećeg stanja, odnosno uspostavljanje dijagnoze poslovnih procesa preduzeća, ključna je stvar. Lekar mora prvo da postavi dijagnozu da bi prepisao odgovarajuće lekove. E tako je i sa preduzećima. Da bi znali kako da promenimo i ubrzamo procese da postanu kvalitetniji, neophodna je suštinska analiza svih vrsta poslova, svih pozicija i svih vrsta komunikacije. Treba analizom razumeti postojeće stanje.
Ono što je zanimljivo, a ponavlja se od preduzeća do preduzeća, jeste odgovor na pitanje zašto se nešto baš tako radi, na taj način. Odgovor je uvek isti „mi to tako oduvek radimo“ ili „tako su me naučile kolege jer zakon tako kaže“. Trećeg odgovora nema. Važno je napomenuti da bar u 90% slučajeva ne postoji zakon koji definiše kako neka aktivnost mora da se uradi. Zakon definiše šta treba da bude urađeno, ali ne i na koji način. Poslovni proces je izbor preduzeća.
Logika u procesima
Poslovni procesi moraju da imaju logičnost, za bukvalno svaki dokument i za svaki deo posla koji ga prati. Kao kada čitate knjigu. Svaka sledeća strana nastavlja se na prethodnu. Ako nešto preskočite, morate da se vratite na prethodno jer ne razumete šta se dogodilo između.
Kada se dobije slika postojećeg poslovnog procesa, dijagnoza se postavlja tako što se svaki deo procesa „pokida“ na komade i ponovo spoji ali tako da bude brži, jednostavniji, jeftiniji i da omogućava kvalitet pružene usluge. I tada kada znamo šta treba da radimo da bi uspostavili brže i kvalitetnije poslovne procese, sledi implementacija novih i poboljšanih procesa. U praksi, najteži deo za sprovođenje je implementacija – menjanje starih navika u radu.
Menadžer bez otpora – ključ uspeha
Neverovatan je otpor zaposlenih u svakom preduzeću kada treba da se uvedu neke novine, posebno u procesu rada. Malo ko, ili skoro niko ne voli da menja svoje navike, jer tako je lakše. Najčešći odgovori su pesimističke prirode „ovo kod nas neće raditi“ ili „ mi smo već to probali ali nije uspelo“. Otpor usporava proces implementacije poslovnih procesa i samim tim je produžava.
U tom momentu je važno kakva je osoba koja je vođa tima, kakav je menadžer u čijoj službi treba da se sprovedu promene u procesima rada. Jer on vodi tim, svojim primerom i svojim stavovima. U praksi se pokazalo da ako su menadžeri otvoreni za promene, takvu atmosferu prenose i na svoj tim i u takvim timovima je lakše uvesti optimizaciju poslovnih procesa. Ti zaposleni su spremniji na promene, vide u čemu se sastoji poboljšanje u bliskoj budućnosti. Svesni su da će uvođenjem promena u svoj proces rada u stvari sebi olakšati i ubrzati posao.
Da li se prepoznajete u tekstu?
Verujem da ste primere iz teksta imali prilike da čujete nebrojeno puta. Da li i sebe prepoznajete u tim rečenicama? Nemojte se plašiti promena u svom načinu rada. Teško je promeniti tok reke, slažem se, potrebni su veliki napori. Ali svaka novina donosi osveženje, pa makar se radilo i o svakodnevnom poslu. Implementacija optimizacije poslovnih procesa donosi brzinu i rasterećenje od nepotrebnih stvari koje ste do sada radili. Ako na sve to dodate i neku svoju ličnu vrednost, onda je zadovoljstvo klijenta zagarantovano. A to je ključ dobrog biznisa: kvalitetan posao i zadovoljan klijent.
