Planiranje resursa kompanije uz pomoć informacionog sistema u vidu ERP-a predstavlja bitan deo IT strategije svake kompanije. Brzina i mogućnost prilagođavanja postali su ključni faktori u određivanju da li jedna kompanija može da opstane na dinamičnom tržištu. Stoga zaključujemo da tehnologija nikada nije bila važniji resurs nego što je sada, u dobu digitalne transformacije.
Izbor pravog poslovnog rešenja za vašu kompaniju zavisi od niza ključnih faktora, a koji su to najbitniji, pogledajte u nastavku teksta.
Poslovni softver – karakteristike i funkcionalnosti
Shodno da ERP rešenje u vašoj kompaniji treba da predstavlja osnovnu podršku poslovnim procesima, prvo je neophodno definisati i dokumentovati postojeće poslovne procese. Na osnovu tekućih poslovnih procesa treba projektovati i plan kako bi oni izgledali u budućnosti uz jasno definisanje poslovnih zahteva. Ovako postavljen, plan poslovnih procesa ujedno može služiti za ocenu odabranog poslovnog softvera u smislu da li on zadovoljava sve potrebe kompanije.
Osim osnovnog benefita povećanja prihoda i smanjenja troškova, izabrani poslovni softver treba da bude takav da pruži niz drugih pogodnosti.
Vaša delatnost sa druge strane bitno određuje kakvo poslovno rešenje treba da bude i koje sve module treba da ima da bi pokrili sve svoje poslovne procese. U ovom koraku, posebno obratite pažnju na softverske pakete. Svaki softverski paket kompanije je različit i obuhvata različite procese, te ih je potrebno detaljno sagledati i razumeti.
Mogućnost prilagođavanja poslovnog softvera vašem poslovanju
Drugi važan činilac pri izboru poslovnog rešenja jeste njegova mogućnost prilagođavanja vašim potrebama odnosno vašem poslovanju. Kompanije često prave greške tako što se biraju najpoznatija rešenja koja najčešće zauzimaju najveći deo tržišta poslovnih softvera. Nasuprot ovome, treba dobro sagledati sve mogućnosti i rešenja koja nude različite softverske kompanije sa različitim stepenom funkcionalnosti i upotrebne vrednosti.
Mogućnost prilagođavanja poslovnog softvera vašim potrebama u kompaniji jedan je od važnijih činilaca prilikom izbora softvera jer vam može pružiti mnogo prednosti. Prilagođavanja se ogledaju u mnogo čemu. U okviru softvera, prilagoditi se može na primer korisnički interfejs, prikazi i vrste izveštaja, načini knjiženja, vrste cenovnika, izgled faktura i slično. Ovakvim sitnim prilagođavanjima možete sačuvati vaš vizualni identitet, nastaviti poslovati po dobrim i proverenim poslovnim običajima svoje kompanije i uštedeti na vremenu.
Proces implementacije i tehnički zahtevi poslovnog softvera
Definisati i razumeti proces implementacije poslovnog rešenja je potrebno uraditi uporedo sa razmatranjem svih karakteristika i funkcionalnosti poslovnog softvera. Implementacija poslovnog softvera obuhvata instaliranje softvera ali i potrebna prilagođavanja i testiranja softvera da bi rešenje u potpunosti besprekorno funkcionisalo. Neophodno je napraviti plan implementacije koji jasno definiše vreme trajanja implementacije i sve troškove i resurse koji su potrebni. Ne retko se u praksi javljaju skriveni troškovi implementacije koji nisu jasno naznačeni na samom početku donošenja odluke o izboru softvera. Ovo se dešava iz razloga potcenjivanja vremena potrebnog za implementaciju, potrebne nadogradnje hardvera, nagomilavanja posla usled procesa implementacije i slično. Takođe, proces implementacije treba da obuhvata i obuku za korišćenje softvera, te je potrebno i na ovo obratiti pažnju kako ne bi predsavljalo dodatni trošak. Projektni plan implementacije treba da obuhvata poslovne procese, prenos podataka, testiranje, obuku za korišćenje softvera i aktivnosti upravljanja promenama nastalim u kompaniji.
Kod procesa implementacije je posebno poželjno napomenuti da se pored samog procesa i plana, posebna pažnja obrati i na ERP konsultante. Kvalitetnija implementacija poslovnog softvera obično se vezuje, kao i u svakoj delatnosti, za implementaciju od strane samog proizvođača. Ukoliko imate mogućnost, uvek odaberite ovu opciju.
Zašto?
Proizvođač poslovnog softvera u odnosu na distributera može imati prednost jer je njegov glavni cilj postojanja plasiranje softvera koji će zadovoljiti kompanije. Tehnička ekspertiza bi trebalo uvek da je na višem nivou kod proizvođača, kao i želja da vam pomogne. Proizvođač softvera obično ima odmah dostupne kadrove koji mogu brzo reagovati na vaš zahtev i po potrebi fizički posetiti vašu kompaniju, dok je to kod distributera ponekad problem.
Osobine ERP konsultanta sa kojima ćete raditi su stoga od izuzetnog značaja za vas i vaš biznis i često su bitnije i od krajnje cene softverskog rešenja. Ovo posebno dolazi do izražaja u fazi održavanja poslovnog softvera odnosno korisničke podrške o kojoj ćemo pisati u daljem tekstu.
Pre donošenja konačne odluke o izboru softvera, potrebno je sagledati i tehničke zahteve koji se vezuju za dati softver. Važno je razumeti kako će potencijalno softversko rešenje biti usklađeno sa postojećom infrastrukturom. Na primer, ukoliko se u kompaniji koristi Windows ili Linux operativni sistem, potrebno je definisati da li poslovni softver može funkcionisati u takvom okruženju.
Prelazak sa jednog na drugi poslovni softver
Često kompanije već koriste određeni poslovni softver, međutim usled različitih razloga, žele preći na drugi. Jedan od činilaca prilikom odabira novog poslovnog softvera jeste da li softverska kompanija pruža pomoć pri prelasku sa jednog na drugo poslovno rešenje. U ovom slučaju treba voditi računa o tome da se ne gubi kontinuitet evidencije podataka. Iskusne softverske kuće sa lakoćom mogu preneti sva stanja i podatke u novi poslovni softver.
Obratite pažnju i na to da ukoliko koristite dodatne module poput fiskalnih uređaja ili barkod čitača, da li je dati poslovni softver kompatibilan.
Korisnička podrška uz poslovni softver
Kao poslednji ali ne najmanje važan faktor pri biranju poslovnog softvera jeste i postojanje korisničke podrške od strane softverske kompanije. Korisnička podrška za softver obično nije uključena u cenu poslovnog softvera i naplaćuje se posebno u zavisnosti od potrebe i želje kupca softvera. Međutim, usled čestih privrednih promena na našem tržištu, postoji potreba za prilagođavanjem softvera datim promenama, a što ne može svaka softverska kompanija da isprati. Jedna od takvih promena jeste upravo i elektronsko fakturisanje, o kojem možete više pročitati u našem blog članku.
Nadamo se da smo ovim člankom uspeli da vam otklonimo bar neke nedoumice u pogledu izbora poslovnog softvera odnosno pravog ERP rešenja za vaše poslovanje. Naše višegodišnje iskustvo sa našim ERP sistemom nas kvalifikuje kao adekvatne konsultante da vam pomognemo u ovoj oblasti.
Kontaktirajte nas za sva dodatna pitanja ili zakažite besplatnu prezentaciju našeg softverskog rešenja.
Unapredimo vaš posao zajedničkim snagama i tehnologijama.
