PRIMENA NOVOG ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI

Novi zakon o arhivskoj građi donosi obavezu uređivanja i organizovanja svoje arhive od momenta njenog nastanka tj.od osnivanja pravnog lica. Zakon se primenjuje na čuvanje svih dokumenata (računi, otpremnice, prijemi robe, ugovori, obračuni zarada, poreske prijave, izveštaji, odluke i ostalo).

Šta je potrebno da uradite u svom preduzeću:

1.      Donesite Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentacije

2.      Donesite Opšti akt (Pravilnik) o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

3.      Definišite Listu kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja 

4.      Imenujete Odgovorno stručno lice – Arhivar za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala

5.      Stupite u kontakt sa Nadležnim javnim arhivom da biste od njih dobili sve potrebne informacije

Ukoliko ste registrovani kao PREDUZETNICI, UDRUŽENJA čiji su osnivači isključivo fizička lica, PREDSTAVNIŠTVA stranog privrednog društva ili ogranka za sada NISTE u obavezi da dostavljate Arhivu normativna akta ni arhivsku knjigu.

Osnovne kategorije (grupe) koje se nalaze u vašem preduzeću:

1.      Opšta dokumentacija preduzeća

2.      Dokumentacija osnivanja i odluke organa upravljanja

3.      Opšti akti

4.      Radni odnosi

5.      Finansije i računovodstvo

6.      Bezbednost i zdravlje na radu

7.      Arhivsko poslovanje

Za rad na listi kategorija odredite zaposlene koji poznaju organizaciju poslovanja preduzeća u celini. Oni će lakše odrediti naziv dokumentarnog materijala, rokove trajanja i oceniti značaj dokumentacije. Uključite sva odeljenja.

Arhivar – koja su zaduženja arhivara:

Odgovorno lice za obavljanje stručnih arhivskih poslova naziva se arhivar. Preduzeće je dužno da odredi odgovorno lice, za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

1.      Prilikom prijema dokumentacije u arhivu pregleda preuzeto i proverava tačnost podataka u popisu dokumenata

2.      Potpisuje zapisnik o preuzimanju dokumentacije zajedno sa zaposlenima koji mu predaju dokumentaciju

3.      Vrši evidentiranje arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivskoj knjizi

4.      Dostavlja nadležnom arhivu prepis arhivske knjige

5.      Vrši postupak odabira i izdvajanja bezvrednog dokumentarnog materijala za uništavanje

Kako bi to delovalo u praksi kod većih privrednih subjekata:

Pripremite organizacionu šemu. Organizaciona šema pomaže u evidentiranju dokumenata po odeljenjima. Zna se da svako odeljenje ima svoje tipične dokumente zato je bitno da uključite zaposlene iz svih odeljenja.

·         Direktor – Ugovori o poslovnoj saradnji, finansijski izveštaji, odluke, pravilnici, opšti akti i sl.

·         Kadrovsko i radni odnosi – Ugovori o radu, prijave na osiguranje, rešenja o godišnjem odmoru, obračuni zarada, naknada, dokumentacija vezana za rane odnose i sl.

·         Nabavka – Narudžbenice, kalkulacije, primljeni računi i sl.

·         Prodaja – Narudžbine od kupaca, izdati računi, ugovori sa kupcima i sl.

Popis dokumenata potrebno je da sadrži:

·         Naziv preduzeća

·         Sadržaj

·         Klasifikacionu oznaku

·         Godinu nastanka

Na osnovu toga se može napraviti klasifikacija dokumenata

Arhivska knjiga predstavlja popis svih dokumenata koji su nastali u radu preduzeća ili koji se po bilo kom snovu nađu u prostorijama tog preduzeća. Usled efikasnosti rada, poštovanja hronološkog principa, kao i usled uvođenja elektronskog poslovanja, ako nedležni javni arhiv omogućava, Arhivska knjiga se može formirati i voditi u elektronskom obliku – sa neophodnim Propisanim rubrikama.

• Preduzeća su u obavezi da Arhivsku knjigu štampaju i čuvaju i u papirnoj formi.

• Elektronski obrazac Arhivske knjige omogućava lakše ažuriranje.

• Za arhivsku građu koja je nastala pre 2020 godine, mora se isto napraviti Arhivska knjiga po svakoj godini, ali se ne predaje u nadležni javni arhiv.

Kaznene odredbe za pravna lica

Zakonom su za nepoštovanje propisanih obaveza predviđene novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara,  odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom subjektu.

Izvor: Vladimir Vučić dipl.ecc.

Economic sr – Knjigovodstvena agencija